2019年度优秀会计案例宣传之八——铁路建设项目竣工财务决算风险管理实践

2020-11-29 10:14:53

申报单位:津滨城际铁路有限责任公司

案例作者:侍立成 武建平 穆澜

 

【摘要】xx城际铁路有限责任公司成立于2009年9月2日,注册资本755500万元,注册地为xx市自由贸易试验区(空港经济区),股东为中国铁路xx局集团有限公司与xx市铁路建设投资控股(集团)有限公司,负责新建xx城际延伸线xx至xxx工程和新建xx机场线工程的建设和运营。xx城际延伸线xx至xxx工程开通运行。

xx城际延伸线xx至xxx工程2015年9月开通运营,2016年底完成概算清理,为解决竣工财务决算存在编制滞后、责任主体及责任界限不清晰、竣工资产交付不及时等问题,结合建设项目特点和竣工财务决算编制要求,利用风险清单建立竣工财务决算风险管理体系。方案实施前,成立了组织机构,建立了运行机制。结合项目特点编制了以责任为中心的工作流程图,确立了责任部门,明确责任管理界限。运用流程图分析法识别竣工财务决算编制风险,对识别的风险进行分析,分析风险产生的关键因素、风险产生的后果、风险发生的可能性、风险后果严重程度、风险重要性等级,提出风险应对措施,建立了风险管理清单。为保证风险管理有效运行,建立了对风险控制自评与监督考核双向评价机制,不断完善风险管理,实现风险闭环管理。

竣工财务决算风险管理体系的建设,减少了编制风险,完成了项目竣工财务决算;促进了部门间协同工作,提升了工作效率;提升了财务人员素质,促进了业财融合;及时交付竣工资产,提升资产管理水平;风险管理体系建设丰富了企业内部控制的内涵;对其他项目竣工财务决算具有典型推广示范价值。竣工财务决算风险管理体系缺少信息化支撑,需要建立竣工财务决算信息化系统不断完善风险管理体系的建设。

 

一、背景介绍

(一)单位基本情况

xx城际铁路有限责任公司(以下简称xx公司)成立于2009年9月2日,注册资本755500万元,注册地为xx市自由贸易试验区(空港经济区),股东为中国铁路xx局集团有限公司与xx市铁路建设投资控股(集团)有限公司,负责新建xx城际延伸线xx至xxx工程和新建xx机场线工程的建设和运营。xx公司下设综合部、工程部、计财部、物资部、安质部五个职能部门,现有职工36人。xx城际延伸线xx至xxx工程线路全长43.896公里,客运专线建设标准,工程建设总投资113.8亿元,2009年8月开工建设,于2015年9月20日开通试运营。新建xx机场线工程全长8.5公里,客运专线建设标准,工程建设总投资39.01亿元,2014年9月开工建设,尚未完工。

(二)方案实施前竣工财务决算管理现状及存在的主要问题

xx城际延伸线xx至xxx工程项目2015年9月完成初验,2016年底完成概算清理,竣工财务决算未能按规定时间完成上报。竣工决算存在以下问题:

⑴风险责任主体及责任界限不清晰,存在部门之间互相推诿现象,工作效率低。

⑵竣工决算编制人员专业知识单一,财务与业务融合深度不够,不能系统性、全局性把控竣工财务决算编制工作的时间节点,竣工财务决算编制存在的编制进度缓慢无法如期上报决算的风险。

⑶存在资产价值核算不准确、竣工资产交付不及时,资产维管单位考虑自身利益或因移交资产存在瑕疵未整改到位,拒绝接收资产的风险。

(三)选择风险清单管理工具的主要原因

⑴外部原因。铁路大规模建设客观上需要加强风险管理建设,降低建设风险,提高项目管理水平。近年来国家加大对铁路基础建设的投资力度,全国铁路固定资产投资保持强度规模。大量铁路建设项目已开通运营,但是许多项目开通多年仍未完成竣工财务决算,铁路基建竣工财务决算存在编制滞后、竣工资产交付不及时、手续不完备等问题,影响了新增固定资产的核算和正式验收工作。铁路基本建设项目竣工财务决算已成为铁路建设项目管理工作中最薄弱的环节。

⑵内部原因。铁路基建竣工财务决算是综合反映整个建设项目周期全部建设费用、建设成果、财务情况的总结性文件,是竣工验收报告重要组成部分,是正确核定新增固定资产价值,办理资产移交和产权登记的重要依据,是建设项目管理十分重要的一项工作。铁路竣工财务决算风险控制属于业务层面及重大风险专项控制,结合铁路竣工财务决算的特点,选用风险清单工具建设风险管理体系是竣工财务决算必然要求。

二、总体计划

(一)应用风险清单管理会计工具方法的管理目标

应用风险清单管理会计工具方法构建竣工财务决算风险管理体系。通过风险清单工具的运用从整体上识别竣工财务决算编报存在的重大风险;明确建设单位、参建单位工作职责,明晰建设单位各职能部门、参建单位风险管理责任;规范风险控制流程,全过程管控竣工财务决算风险,建立风险报告和考核评价制度。

(二)应用风险清单管理会计工具方法的总体思路

结合铁路基建项目竣工财务决算编报特点及工作实际,针对竣工决算编制的三个阶段工作,完善、梳理竣工财务决算编制流程,实现“事事有流程,事事有责任人”;以风险识别为切入点,风险分析为基础,风险应对为重点,建立竣工财务决算编报风险清单;通过风险监督评价改进风险管理,实现风险管理动态调整,建立风险闭环管理体系。风险闭环管理见(图1)。

 

 

图1   风险闭环管理

(三)风险清单管理会计工具方法的内容

风险清单,是指企业根据自身战略、业务特点和风险管理要求,以表单形式进行风险识别、风险分析、风险应对、风险沟通和报告等管理活动的工具方法。风险识别部分主要包括风险类别、风险描述、关键风险指标等要素;风险分析部分主要包括可能产生后果、关键影响因素、风险责任主体、风险发生可能性、风险后果严重程度、风险重要性等级等要素;风险应对部分主要包括风险应对措施等要素。

三、实施过程

(一)建立组织架构,明确岗位职责与工作机制

⑴建立组织架构

xx公司成立竣工决算领导小组,领导小组组长由公司总经理担任,成员由公司副总及各业务主管部门负责人和参建单位指挥长组成。竣工财务决算领导小组下设竣工财务决算办公室作为领导小组的日常工作机构,办公室主任由计财部部长担任,副主任由工程部部长担任,其他相关部门指定专人参加。办公室负责沟通协调职能部门和参建单位决算编制工作事项。组织架构图见(图2)。

  

 ⑵明确岗位职责

按照科学、精简、高效的原则,充分考虑不相容职务相互分离的制衡要求,设置职能部门和工作岗位,明确各部门、各岗位的职责权限,各司其职、各负其责、相互制约、相互协调。

竣工财务决算领导小组对竣工财务决算负总责;竣工决算办公室负责各部门及参建单位的沟通协调,定期向竣工财务决算领导小组汇报工作;计财部负责组织牵头竣工财务决算工作及填报相关报表;工程部对竣工资产数量的确认负主要责任,组织施工单位填报相关报表;安质部对竣工资产质量及缺陷的认定负主要责任,负责配合其他部门核验相关资料;物资部负责甲供物资日常管理,清点甲供物资,编制相关报表;综合部负责编制自用固定资产清点表,并进行实物清点,配合计财部完成竣工档案文件整理、归集、复核工作;施工单位按规定及时提交相关资料和编制相关报表;监理单位负责查验、签认相关资料、报表;设计单位负责配合竣工决算办公室提供竣工财务决算编制需要的资料。

⑶建立工作机制

竣工财务决算办公室负责信息的沟通与协调,每日组织各部门碰头会,收集相关信息及需要解决的问题,上报竣工财务决算领导小组。每周末领导小组召开会议集中研究周工作情况及需要集中解决的问题。遇紧急情况由决算办公室提出申请召开领导小组办公会研究相关议题。

(二)制定业务流程,明确责任部门

制定完善的全过程的竣工财务决算编制流程是风险清单工具运用的基础,通过流程的建立,明确风险责任部门以及责任界限。结合铁路建设项目特点,以全员参与、全面覆盖为原则,以责任为中心设计编制流程,分三个阶段制定决算编制流程。总流程图见(图3)。

(1)竣工决算编制准备阶段

①编制工作方案。成立竣工财务决算工作小组,根据决算编制要求,制定决算编报工作方案,包括决算准备阶段、编制阶段、实施阶段的工作内容、时间要求和工作结果;确定参加部门、人员及职责分工;确定决算基准日等。方案编制流程图见(图4)。

 

 

②实物资产清点及交付。该流程主要工作目标:将验收合格的资产进行清点,保证实物资产的安全、完整。实物资产清点流程图见(图5)。

 

图5  实物资产清点流程图


③确定决算费用总额。该流程主要工作目标: 保证竣工决算数据完整性。

决算费用总额流程图见(图6)。

 

 

图6  决算费用总额流程图

⑵竣工决算编制实施阶段工作流程图见(图7)。

图7实施阶段流程图

⑶竣工决算编制完成阶段流程图见(图8)


(三)全面系统梳理,建立风险清单

运用流程图分析法识别竣工财务决算编制风险,各职能部门对照工作流程图全面梳理查找风险,对识别的风险进行分析,分析风险产生的关键因素、风险产生的后果、风险发生的可能性、风险后果严重程度、风险重要性等级。风险发生的可能性分为偶尔可能、可能、很可能。风险后果严重程度分为较小、较大、重大。风险重要性等级分为一般、重要、重大。各责任部门在风险分析的基础上提出风险控制措施,形成部门风险清单,上报工作小组办公室,由办公室汇总形成竣工财务决算汇总清单,上报领导小组审批后下发各职能部门。

在编制风险清单过程中,编制人员受专业技术水平、工作经验限制,无法系统、充分的了解竣工决算体系、风险控制目标、关键控制点,为解决这类问题,采用专家咨询及外聘中介机构提供专业指导为全体职工开展集中培训,完善竣工财务决算风险控制体系建设。

风险清单详见(表1)


 

表1竣工财务决算风险清单

 

风险识别

风险分析

风险应对

风险类别

 

风险描述

 

关键影响因素

可能产生的后果

风险责任主体

风险发生可能性

风险后果严重程度

风险重要性等级

 

风险应对措施

一级风险

二级风险

编号

名称

编号

名称

 

 

 

1

 

 

决算方案编制

 

1.1

 

制定

内容不全面遗漏程序和环节、时间节点进度不合理

编制人员专业水平、经验

影响竣工财务决算编制进度

领导小组办公室

可能

较小

一般

各职能部门会签方案、咨询专业机构、加强方案审查

1.2

审批

经调整的方案未经审批

编制人员未尽职

影响方案执行

领导小组办公室

偶尔可能

较小

一般

加强监督及考核

1.3

执行

方案可操作性不强、责任主体不清

编制人员专业水平、经验

影响编制进度

领导小组办公室

可能

较大

重要

咨询相关专家、各职能部门会审方案反馈意见

 

 

 

2

 

 

实物资产清点

 

2.1

交付资产清点

交付不及时、质量不合格、实物与资料不符、表未签章确认

资产接收单位的配合

形成账外资产、接收单位拒收、影响编制进度

 

工程部

 

很可能

 

较大

 

重大

资产清点与初步验收同步进行、积极整改初验提出的问题、协调接收单位

 

2.2

甲供物资清点

工程结余料未清理

工程物资管理混乱

形成账外资产虚增建设成本

 

物资部

 

可能

 

较大

 

重大

加强物资管理,计财部参与清点,做到账表相符

2.3

自有资产清点

自有资产不清点不交付

资产管理混乱

形成账外资产

综合部

可能

较小

一般

计财部配合综合部清点资产,做到账表相符

 

 

 

 

 

3

 

 

 

 

 

决算总额确定

3.1

末次验工计价

资料不完整、数据不准确、存在虚报或重复计价虚增建设成本、其他费用漏记或多记与合同不符

资产边界不清晰、专业人员舞弊

建设成本不真实,影响资产价值确认

计财部、工程部

 

很可能

 

重大

 

重大

加强验工计价的审查,聘请第三方审价机构进行审价

3.2

结余资金清理

未按规定处理

专业人员水平和经验

形成账外资产

计财部

可能

较大

重要

对员工岗前培训,聘请中介机构进行审核

 

3.3

决算账务清理

账务数据不真实、不完整

财务核算水平、财务与工程核算口径不一致

形成账外资产、资产价值确认不准确

计财部

可能

较大

重要

规范财务核算利用内部审计及外部审计监督、审核

 

3.4

尾工和预留费用确定

比例控制、标准控制

未完工程范围边界的确定

超比例不能编制决算、超标准导致高冒算

工程部

很可能

较大

重要

严格控制比例,按设计标准估算,监理、第三方审价审查

 

 

 

4

 

 

核定交付资产价值

 

4.1

归集和分摊编制单元费用

编制单元划分不科学,影响单元价值的确定

正确划分归集单元

单元价值确认不准确

工程部

可能

较大

重要

组织施工单位、监理单位、设计单位确认划分方案,领导小组审核批准。

 

4.2

编制资产基础表

验收记录表与数量核对表数据不一致

初验工作的准确性

数量不准确,直接影响资产价值确认

施工单位

可能

较大

重要

初步验收时工程部组织施工单位、监理单位、资产交收单位现场确认签字盖章。

4.3

待摊投资归集与分配

分摊工作细致复杂,工作人员积极性不够,分配对象无相关性,分摊率不科学

分配原则、分配对象、分摊比例的确定

影响资产价值的确定

计财部

很可能

较大

重要

按照受益、配比原则确定分摊对象和比例,报领导小组审批,同时加强考核

 

 

4.4

编制资产移交表、移交清册等表

报表数据填写不符要求、不准确

前期基础数据的准确性、工作人员的工作态度

接收单位拒收,导致资产移交不顺利

计财部

可能

较大

重要

通过部门审核、领导小组审查双重把关,积极协调资产接收单位。

 

5

 

决算报表的编制

 

5.1

编制竣工财务决算报表

报表数据是否准确性、表内数据之间逻辑性是否合理

工作人员专业能力、和责任心

决算上报被退回

计财部

可能

较大

重要

进行岗前培训,加强绩效考核加强审核,聘请中介机构审查。

 

5.2

编制决算说明

决算分析内容不全面、分析说明与报表数据不一致

工作人员专业能力、和责任心

决算上报被退回

计财部

可能

较大

重要

进行岗前培训,加强绩效考核加强审核,聘请中介机构审查。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


(四)开展自评与监督评价,建立双向反馈机制

⑴各责任部门定期开展风险控制自查及评价。各责任部门根据竣工财务决算风险清单评价风险控制应对效果,对风险等级为重要、风险后果严重程度较大的必须进行评价。对工作中发生的风险事件要分析发生的原因、影响因素,完善工作流程,制定应对措施,形成自评报告上报领导小组办公室。

⑵领导小组办公室负责搜集各责任部门上报的自查及评价报告,汇总信息上报领导小组,经领导小组集体研究,形成公司监督评价报告,向所有职能部门及参建单位通报。对在工作中主动提示风险、及时应对风险事件的给予绩效奖励,工作中出现风险责任事件的,根据风险等级、风险发生后果严重程度挂钩月度绩效考核。

⑶领导小组定期召开会议,解决过程中出现的问题,办公室及时更新问题库下发各责任部门,定期追踪督办,实行问题销号制度,通过“一上一下”双向反馈不断完善风险控制体系。

(五)强化风险意识,建设风险管理文化

⑴宣贯风险管理文化。竣工财务决算领导小组及办公室通过多种途径和形式,传播企业的风险管理文化,从而让全体职工牢固树立“风险无处不在,风险无时不有”的意识和理念,做到“人人是防线,处处有预警”,进而让企业的风险管理文化意识注入到每位职工的心中。

⑵开展职工风险管理岗前培训。通过建立业务流程,对重要管理点以及风险控制点的管理人员和业务操作人员进行岗前风险管理培训工作,使得他们能够系统、全面的了解和理解竣工财务决算的风险管理目标和工作要求。

⑶建立风险管理考核制度。通过风险清单框架的建立,明确了责任部门、风险责任人,根据风险等级、重要性、严重程度确定了风险管理重点岗位,把风险管理与单位绩效考核评价相结合制定考核制度。为加强对施工单位的风险管理,把对施工单位的考核纳入企业信誉评价考核体系中。为了便于监督考核,领导小组办公室制作了风险管理展示板,考核结果展示在公共区域便于监督执行。

(六)风险清单运用中遇到的主要问题和解决方法

竣工决算风险管理体系缺少信息化支撑,影响了竣工财务决算编制,为解决信息沟通问题,制定了如下措施:

⑴竣工财务决算风险控制体系实行决策、实施两级管控,竣工财务决算领导小组对具体编报风险控制实施决策、监督,职能部门及参建单位负责具体实施。

⑵坚持“多维、双向、对称、及时、充分、有效”的原则,建立信息沟通与报告制度,保持及时联系、双向交流、信息对称、充分沟通和有效协调。决算领导小组办公室负责两级之间信息沟通与报告,负责信息收集、整理、分析、传递、研究、处理。为保证信息传递畅通,制定日常办公会制度、信息周报和紧急处置信息沟通办法,利用建立微信办公群等多种方式使信息能够有效、及时在各个层级传递并获得反馈信息。

四、取得成效

(一)直接效果

⑴减少了编报风险,完成了竣工财务决算

竣工财务决算风险控制体系的建设直接减少了竣工财务决算编报风险,xx城际延伸线xx至xxx工程项目于2018年10月一次完成竣工财务决算上报,铁总财函2019[399]号文批复了新建xx城际延伸线xx至xx工程竣工财务决算报告。2018年全路17家单位完成竣工财务决算上报并取得批复,该项目是中国铁路xx局集团有限公司2018年唯一一家一次性完成上报并取得批复的项目。

⑵提升了财务人员素质,促进了业财融合

竣工财务决算由计财部牵头组织,财务人员全程参与编制工作中,熟悉了建设程序、流程,学习了其他专业知识,建立了工程管理与财务管理体系对应关系,实现信息互通互享,促进了业财融合。财务人员专业水平、综合素质明显得到提升,从整体上把握竣工财务决算编制控制节点,缩短了编制进度,提高了竣工财务决算编制质量。

⑶促进了部门协同工作,提升了工作效率

    通过风险管理体系的建设,完善了作业流程,明确了责任部门,清晰了风险管理责任界限,有效避免出现“一事多人管,有事无人管”相互推诿的现象。促进部门之间工作协同性的提高,提升了竣工财务决算编制效率,竣工决算报告较方案实施前的预计时间2018年底提前了2个月。

⑷及时交付竣工资产,提升了资产管理水平

竣工财务决算的重要工作就是正确核定交付资产的价值,通过风险控制体系的建设,降低了资产核算和资产交付的风险。资产价值核算准确、交付及时为资产接收单位管理竣工资产提供依据,为资产所有权单位正确核算资产折旧提供基础。较方案实施前,2050项竣工资产全部及时移交资产维管单位,提高了资产管理水平。

(二)间接效果

⑴风险管理体系建设丰富了企业内部控制的内涵

内部控制的实质是风险控制,风险管理是内部控制的重要内容。风险管理体系与内部控制体系具有许多相同之处,建立风险管理体系有助于内部控制的建设,丰富了内部控制的内涵,提高了项目管理水平和企业管理水平。

⑵对其他项目竣工财务决算具有典型推广示范价值

xx城际延伸线xx至xxx工程涉及路基、桥涵(特大桥)、隧道及明洞、轨道、四电、房屋等各项专业工程,涵盖了概预算章节各项内容,具有铁路基本建设项目典型性,同时xx公司的组织架构与其他建设项目管理机构基本相同,因此,竣工财务决算编制的风险管理体系,其他铁路建设项目可以直接借鉴使用。

五、经验总结

(一)风险清单的基本应用条件

基于风险清单建设的铁路竣工财务决算风险控制体系建立需要建立专门的领导组织,在企业内部做好风险文化建设,完善企业内部控制制度,建立完善作业流程。

(二)风险清单成功应用的关键因素

基于风险清单的铁路竣工财务决算风险控制体系运用成功的关键因素在于企业内部具备良好的应用环境,包括领导重视、制度建设、文化建设等。

(三)风险清单应用中的优缺点

⑴优点。运用流程图分析法进行风险识别,能够清晰地揭示竣工财务决算编制各个环节上的风险,无须考虑风险辨识的范围和原则,有效规避了各部门因绩效评价和考评等其他因素不主动提示风险的弊端。流程图分析法对业务层面及专项业务管控的风险识别更加直接有效。

⑵缺点。风险清单无法穷尽竣工财务决算编制中的风险,风险识别受人的专业水平、工作经验影响比较大,风险评价因主观性产生偏差。一方面要加强人才的培养,配备专业化人才队伍。另一方面可以采用专家咨询和学习其他项目机构管理经验的方法弥补流程图分析方法的不足。

(四)可持续改进建议

⑴加强对单位负责人考核。单位负责人在风险文化建设中应率先垂范,各级管理人员应当充分发挥主导和示范作用。同时加强对单位主要负责人关于竣工财务决算工作的考核,以促进对竣工财务决算工作的重视,为风险管理建设提供组织保障,创新项目风险文化建设,为风险管理提供内部环境。

⑵提升人员素质。风险管理建设的执行关键要靠人,要坚持贯彻项目管理人员配备标准化建设要求,提升人员专业水平。建设单位要充分发挥建设项目工程技术人员、财务人员管理职能,不断提高业务素质水平,确保竣工财务决算编报风险控制制度得到有效执行。

⑶创新监督评价机制。充分利用集团公司项目建设跟踪审计、专项审计,发挥内部监督功能;利用外聘中介审计机构,完善建设项目全过程审价机制,确保结算工作及时、准确,以提高竣工财务决算编制的效率和质量。对项目参建单位的考核评价纳入铁路总公司信誉评价考核体系中,倒逼施工单位重视竣工财务决算工作。

⑷推进信息系统建设。建立竣工财务决算信息化系统实现信息共享,推进风险管理建设与信息化建设的融合对接,将业务流程、控制措施、权限配置、预警指标等固化到信息系统,实现信息化管理,减少人为操纵因素,提高自动化控制水平,全面提升管控效率。

⑸强化过程控制。建设单位要树立项目管理全过程抓竣工财务决算工作意识,把竣工财务决算工作要求落实到项目管理过程中。竣工财务决算风险控制要向前平移,围绕竣工财务决算编制的重点工作、关键环节、制约因素提前做好各项工作。