申报单位：南开大学
案例作者：罗敏 安佰花 尹玲生 李凤焕
摘要：随着信息技术和电子政务的发展，财政票据电子化也是大势所趋，如何使用好财政电子票据也成为高校会计关注的焦点之一。南开大学作为财政电子票据的试点单位，在财政电子票据替代手写票据、机打票据，与业务系统对接，票据入账，财政电子票据报销等方面做了很多有益的探索，积累了大量的经验。
南开大学在接到试点任务后，对业务进行分析，确定了“先易后难，稳步推进”的策略。首先在2018年初按照要求，使用电子票据取代了手写票据；然后分析收费业务流程，将电子票据系统与收费系统对接，实现了电子票据替代机打票据，并在此基础上实现了自助缴费与自动开票的衔接，从而彻底解决了纸质票据带来的低效问题。与此同时，财务处设计开发了综合票据管理系统，将电子票据纳入统一管理，在资金入账的同时，建立电子票据与凭证的勾稽关系，做到通过电子票据号可查询凭证，通过凭证号可反查电子票据。
按照财政部票据中心的要求，南开大学又进行了财政电子票据报销的试点工作。经过对报销流程的规划设计，设计了电子票据原件上传、查验、记录等一系列处理环节，开发相关系统，完成了电子票据报销的试点工作。
一、背景介绍
为适应加快现代财政制度改革和信息化发展的需要，解决传统纸质财政票据开具效率低下、管理不规范等问题，2017年6月，财政部印发《关于稳步推进财政电子票据管理改革的试点方案》（财综[2017]32号），推进财政电子票据管理改革。2017年8月，财政部印发《关于进一步加强中央单位财政票据核销管理的通知》（财办综[2017]77号），要求中央单位和直属高校全面推行财政票据电子化改革。
2018年12月，《关于开展财政电子票据入账试点工作的通知》（财办综[2018]63号），将我校列为财政电子票据入账试点单位，要求以财政电子票据数据文件为依据进行会计处理，并及时反馈入账结果。
这些文件对财政电子票据的使用做了具体的说明，同时也提出了更高的要求。根据这些要求，南开大学积极组织力量，对业务进行分析，规划业务流程，与软件公司保持沟通，最终顺利完成了任务。
二、总体计划
（一）工作目标
按照财政部文件要求，结合财政票据管理特点，我校在系统实施方面主要开展完成以下几项工作目标：完成高校电子票据系统的实施；开发实施综合票据管理系统；完成综合票据管理系统与收费系统、高校电子票据管理系统的对接、测试工作；建立制度实现票据开具、管理、入账、查询、报销入账、结果反馈等功能。
（二）实施策略
财政电子票据牵扯业务多，涉及资金量大，为确保改革能够顺利进行，我校制定了“先易后难，稳步推进”的总体实施策略。根据这个策略，首先将比较简单容易替换的手写票据，通过系统规范成为电子票据；然后在用电子票据替换机打票据；最后根据实际收费的数据，来完善对账、入账流程，建立相关制度；最后通过相关接口，完成入账凭证信息上传的工作。
（三）工作流程
根据业务活动涉及的范围和资金量，我校确定先使用电子票据替换原有存量的手工票据，首先上线高校电子票据管理系统。这部分手工票据使用量少，常见场景是现场收费现场开票，缺乏相应的系统支撑，使用高校电子票据管理系统，恰好能够规范相关开票行为；而且电子票据直接替代手工票据，操作比较简单，减少了工作量，面临的阻力也比较小。
经过系统测试和业务测试，高校电子票据管理系统于2018年1月初正式上线，会计人员经过简单培训后，就能操作开票，完全替代了原来使用的手工票据。
学生收费是高校财务一项重要工作，具有人数多、资金量大的特点。为了稳妥推进，我校避开春季开学用票高峰期，采用小量分批的策略，完成了高校电子票据管理系统与收费系统的对接。
经过反复测试，2018年6月底财政电子票据正式替代原有的机打票据，在2018年秋季学期的应用中，反应良好。使用电子票据收取学费，无需再打印纸质票据，也不存在寄送遗失的问题。这种方式对我校收取学生学费，尤其是大批量的远程学生学费，在工作上带来了极大的便利，也有利于学生在线缴费的推广。
同时对收费入账也进行相关的流程规范，从系统和制度都做了相应的规范。在综合票据系统中，我们设计了专用对账的报表，可以方便的查询收费系统和高校票据管理系统中各自的票据数据，并建立对应关系。通过这张报表对账，票据开具是否有问题一目了然；同时规定，对账后电子票据数据入账必须通过综合票据系统完成，这样就可以建立票据数据和凭证数据的对应关系。
在接到财政电子票据报销入账试点文件后，我校积极分析报销业务特点，结合“放管服”的要求，设计了财政电子票据报销及数据上传的业务流程。业务流程利用现有的报销系统上传相关数据，在报销完成后，系统定时上传相关数据。这样在确保报销基本流程不变的前提下，实现了报销入账数据的处理和上传。在顺利完成任务的同时，也让师生顺利接受这种报销方式，系统于2019年2月正式上线投入使用。
三、实施过程
（一）高校电子票据管理系统的实施
我校实际情况是，开票数量最多的是学费，有专门的系统进行管理，主要运行在财务处内部局域网中；而开票情况最复杂的是校园网，以手写票据为主，基本没有使用系统进行管理。所以建设高校电子票据管理系统，首先确定的目标是解决校园网上手写票据的问题，将手写票据替换为电子票据；其次是将高校电子票据管理系统与收费系统对接，完成机打票据的替换工作。
通过高校电子票据系统自带的权限角色机制，我们完成了校园网上的开票、冲红等权限设置，从而彻底解决了手写票据的问题。通过高校电子票据系统提供的相关接口，我们完成了收费系统与其的对接工作。最终通过高校电子票据系统，能够完成校内所有网络环境下的开票工作。
（二）收费开票的系统对接
该项工作主要目标是实现在学生自助缴费后，票据系统能够接受缴费信息，自动开具财政电子票据的功能。根据这个目标，原有系统架构必须从适应机打票据的需要，转变成适应电子票据的模式。
如图1所示，学生通过在线缴费平台完成缴费后，收费系统将接收的缴费信息推送给到综合票据管理系统的开票队列里；综合票据系统按照“先进先出”的队列规则，调用开票接口，向高校电子票据管理系统发送开票数据；在开票成功后，综合票据管理系统将接受到的电子票据的信息保存在自己的数据中，并通过接口推送给收费系统备查。
图1 收费开票过程
收费开票的系统时序过程，如下图2所示：
1）在线缴费平台推送缴费数据给收费系统；
2）收费系统生成收费单；
3）收费系统反馈收费成功结果；
4）收费系统发送收费数据；
5）综合票据管理系统将收费数据写入消息队列；
6）综合票据管理系统将数据推送给高校电子票据管理系统；
7）高校电子票据管理系统开具电子票据；
8）高校电子票据管理系统反馈电子票据信息；
9）综合票据管理系统向收费系统回写电子票据信息。
图2 学费收取开票时序图
（三）收费入账的设计实施
收费入账需要做好两方面的工作：首先是要实现对账功能，也就是确保票款相符的同时还要保证各系统之间的数据相符，这不仅需要通过系统设计来保证，还需要制度保障；其次要实现票据系统与账务系统的对接，实现会计凭证与电子票据的勾稽。
各类收费的入账主要是通过综合票据管理系统完成。该系统不仅需要从我校的收费系统中获取相关的收费数据，还需要调用财政电子票夹系统的相关接口，获取财政系统中的开票数据；通过两方数据对账，确保电子票据数据的准确性。
在完成对账以后，该系统将需要入账电子票据数据推送到财务核算系统，生成财务凭证；凭证生成以后，凭证信息会反馈给综合票据管理系统，凭证号会写入到入账电子票据的记录中。在入账完成后系统调用相关接口，将凭证信息反写到财政电子票夹中，反馈给财政部门。
图3 收费入账架构
收费入账系统时序过程，描述如下图4所示：
1）综合票据管理系统从收费系统获取收费数据；
2）收费系统检索相关数据返回给综合票据管理系统；
3）综合票据管理系统请求获取财政电子票夹中的电子票据数据；
4）财政电子票夹返回电子票据数据；
5）综合票据管理系统向账务核算系统推送凭证；
6）账务核算系统返回凭证信息；
7）综合票据管理系统向财政电子票夹推送凭证信息；
8）财政电子票据反馈是否成功的结果信息。
图4 收费入账时序图
（四）财政电子票据报销入账的设计实施
按照过去的规定，财政电子票据是不能够直接报销的，如果要报销，必须换开成为纸质票据；或者能够保存电子票据的电子文件。在票据中心的支持下，财务处利用财政电子票夹提供的查验功能，开发相关接口，通过读取上传的财政电子票据电子文件，对文件的真实性进行查验，实现了电子票据的报销，并将票据的电子文件保存在系统中备查。
由于报销是面向广大教工的，所以财政电子票据的报销，必须与其他报销流程保持一致，形成统一规范的操作模式，才能被用户接受。所以我们将电子票据融合到报销流程中，增加了一个用户上传入口。这样用户只需要上传财政电子票据的PDF文件，网上报销系统会自动根据规范约定，将PDF文件加密上传到电子票夹，获取电子票据的相关信息，判断票据文件的真实性和合法性，并将这些信息写入到数据库。
财务审核人员在提取报销信息的时候，系统提取电子票据的相关信息保存到账务数据库。当凭证完成复核后，服务器上运行的定时任务会把当天所有报销财政电子票据的凭证信息检索出来，调用相应的接口，把凭证信息写回财政电子票夹中，反馈给财政部门。过程如图5所示：
图5 报销入账架构
报销入账的系统时序过程，基本过程如下图6所示：
1）网上报销系统将版式文件加密后上传到财政电子票夹系统；
2）财政电子票夹返回财政电子票据信息；
3）网上报销系统将财政电子票据信息写入数据库；
4）财务人员审核时，网上报销系统推送预约凭证信息给账务核算系统；
5）账务核算系统生成凭证并复核；
6）账务核算系统将凭证信息返回给网上报销系统；
7）定时任务读取账务核算系统中的财政电子票据入账凭证信息；
8）账务核算系统返回凭证信息；
9）定时任务向财政电子票夹推送凭证信息；
10）财政电子票夹反馈入账结果。
图6 报销入账时序图
四、取得成效
（一）财政电子票据全面推广使用
财政票据电子化以后，由于推广得力，很快在南开大学铺开应用。2018至2019两年以来共计开具了超过37万张财政电子票据，冲红9000余张电子票据，涉及金额超过26亿元。2020年以来，已经开具了8700多张电子票据，涉及金额超过8000万元，如下图所示：
图7 2020年电子票据使用情况
（二）优化业务流程，实现“自助缴费，自动开票”
通过周密的部署和协调，财务处对收费流程进行一系列的优化，开放了相关接口和功能，包括收费系统与电子票据系统的对接、资金对账、网上票据信息查询等，最大程度保证财政电子票据能顺利开具，并被用户接受和使用。这样不仅让缴费用户能方便及时收到电子票据相关信息，也把会计人员从打印票据、对账等繁重而琐碎的工作中解放出来。
在此次疫情期间，我校全面推广的电子票据相关应用，发挥了重要作用。通过在线缴费，自动开票的模式，我校既保证试点学分制收费的学生能够正常缴费，也消除了传播病毒的风险，同时确保收费工作正常的展开。
（三）简化财政电子票据报销流程
通过上传财政电子票据的电子文件，通过联网查验来确定票据的真实性和合法性，从而解决了电子票据报销的难题，操作上也很便利，在实践中也获得师生的好评。同时我们按照票据中心的要求，将电子票据入账后信息反馈给票据系统，从而完成了电子票据从开具到报销入账整个闭环的信息共享，极大的方便了电子票据的使用和监控。
图8 入账保存的电子票据文件及对应的上传入账信息
五、经验总结
财政电子票据属于新兴事物，管理制度和业务流程都需要进行摸索和重新设计。我校针对这些情况，从试点经验总结、会计人员培训到制定管理制度规范工作流程等方面，做了相应的工作。
（一）先易后难，及时总结经验
高校电子票据管理系统完成实施后，我校首先选取了学校后勤保障部作为试点单位，采用人工开具电子票据方式，进行系统试运行。试运行期间主要关注系统授权、开票管理、票据入账、冲红等业务环节衔接是否顺畅。对于试点过程中发现的新情况、新问题，及时进行解决和完善，为下一步全面铺开打下了坚实的基础。
（二）加强培训提高认识
在总结试点经验的基础上，我校针对使用中出现的各种疑问进行总结。在2018年初由财务处召开全校范围的财政电子票据使用专题培训会，对电子票据填开、票据日常使用管理等具体内容进行培训，重点介绍新增开票点业务流程，开票点管理职责、票据使用要求、入账流程等，同时现场解答各种疑问。
（三）规范对账入账流程
在完成电子票据系统及相关系统对接的工作以后，我校积极梳理财政电子票据在财务对账和入账等方面存在的薄弱环节，建立相应的内控规范。
我校规定在使用电子票据收费入账之前，必须进行对账工作。对账不仅要确保收费系统和综合票据管理系统中当期的票款能对应；同时要求收费系统中当期的票款数据能够与服务器部署在财政部的财政电子票据管理系统中当期数据核对无误，并且将对账数据作为原始入账凭证保管。这样就从根本上解决了“单边账”的问题。
根据财政电子票据数据化的特点，在研发综合票据管理系统时，要求会计凭证必须和财政电子票据相互关联，相互间可查询可追溯。这样就是实现了会计凭证与财政电子票据相关勾稽的关系，实现了对电子票据的内部管控。
六、工作创新点
结合“放管服”改革的要求，我校根据“提升服务，提高效率”的原则，我们进行多种创新，取得了初步成效。
（一）积极引入电子票据全面替代纸质票据
在接到财政电子票据有关通知后，结合我校的财务业务特点，充分了解电子票据优势后，我校决定全面使用电子票据替代纸质票据，并根据这一决定制定相关方案，确定系统实施策略和时间节点。在实施和使用过程中，发现相关问题及时上报，促进了电子票据相关系统的改进。
（二）研发完善多个系统及相关接口
为配合财政电子票据改革，我校先后实施了“高校电子票据管理系统”、“财政电子票夹系统”，研发了“综合票据管理系统”，并开发了收费系统、账务系统、网上报销系统与这些系统对接的接口，设计相关报表和业务流程。
这些系统和接口确保了电子票据能够与现有系统及业务无缝衔接，让各个系统成为一个有机的整体，成为电子票据成功应用的基础保障。
（三）探索电子票据内控模式
财政电子票据的基本特征是以数字信息代替纸质文件、以电子签名代替手工签章，通过网络手段进行传输。我校根据电子票据这一特点，吸收纸质票据业务的管理经验，进行了电子票据内控工作的探索。
首先将票据管理和使用进行拆分，开票业务与冲红业务进行拆分，设置不相容岗位。同时将对账业务数据来源拆分为内部业务系统数据和外部财政票据系统数据，两个不同系统数据来源进行对账，从而实现内外部独立数据来源对账。
其次是将票据综合管理系统与账务系统、收费系统的数据建立勾稽关系，电子票据开具后自动生成财务凭证，电子票据与财务凭证形成完整勾稽对应关系，完成了款、票、账的勾稽，做到电子票据从开具到入账全流程可追溯，从而实现了电子票据的全流程管理。
