申报单位：南开大学

案例作者：张蕊 刘文婷 罗敏

【摘要】随着高校各项事业的不断深入发展，“走出去、请进来”已经成为常态化现象，差旅活动在高校的业务活动中占据着举足轻重的地位，相关费用也在逐年增加。而传统的差旅管理方法也暴露出出差人未能掌握全部差旅费管理规定细节、“乱出差”多、人工核算报销出错等问题。随着“智慧校园”建设列入了全国教育信息化工作要点，多个省市的教育主管部门也同时加速了“智慧校园”规划。

作为教育部直属国家重点大学，南开大学以此为契机，按照学校信息化工作的总体部署，由财务处牵头，借助严格甄选出的、发展成熟的差旅平台服务商，整合了学校的财务管理系统、人事组织系统、学生信息管理系统、科研管理系统等，重新梳理财务流程和业务流程并将二者有机融合，打造“智慧校园”高校差旅管理系统，南开大学差旅平台应运而生。

差旅平台以师生为服务对象，提供一站式差旅服务，严格差旅管控，师生不用垫付资金，学校统一结算。差旅标准、预算管理和资金控制均得到系统化实施，降本增效，提升了工作效率，并阶段性地提供专业分析报告以及合理化建议，可以达到全过程管理的目的。相应的也减轻了财务人员工作量，提高了财务工作效率、改善了财务服务质量。同时，财务人员基于管理会计视角应用大数据工具对差旅财务数据进行了分析，为学校管理者提供了全面的差旅出行数据，为差旅费的细化管理提供了依据。南开大学差旅平台得到学校师生、财务工作者和学校管理者的多重认可。

 

一、背景介绍

（一）高校差旅业务管理中存在的问题

（1）差旅费标准管理分类施策后明细较为繁杂。为加强对差旅费的管理，国家、各高校相继出台并不断修正更新已有规章制度。差旅费的管理适应政策的变化而不断修正，同时也使得出差人员对差旅费报销的规定掌握不及时、不准确，也让出差人员承担了一些不必要的损失。

（2）发票不合规导致无法及时报销。差旅行程中所获取的发票经常会出现一些不合规的问题，出差人并不是专业财务人员，常常无法及时发现这些问题，也延误了报销进度，使报销人产生一定的情绪。

（3）报销不及时影响公务卡信用值。按照贯彻落实中共中央“八项规定”要求，出差人员出差时需要刷公务卡进行结算，但差旅费有时会由于一些特殊原因并不能进行及时报销以偿还信用卡的垫付款，进而造成持卡人信用卡欠款，影响其信用值。

（4）“乱出差”现象缺乏有效管理。如今越来越多的人员参与到高校差旅活动中来，这其中有一部分的差旅并不是必须的，甚至是不必要的。但是由于高校缺乏有效的制度和手段对不必要差旅活动进行管控，目前高校“乱出差”现象还是普遍存在的。

（5）人工核算差旅费用存在局限性。财务人员有时可能会忽略差旅报销单存在的问题，繁重的机械性、重复性的报销工作也会影响财务工作人员的工作情绪和服务质量，简化差旅费报销问题亟待解决。

（二）南开大学差旅业务的现状分析

南开大学是教育部直属高校，中央直管副部级建制，位列国家首批211工程、985工程、世界一流大学和一流学科建设高校。近年来在中央和天津市的大力支持下，南开大学的各项事业得到长足发展，也伴随着产生了频繁的差旅活动。南开大学近四年的国内差旅费用情况如图1所示。

图1 2016-2019年南开大学差旅费支出示意图

从图1可以看出，2016-2019年南开大学的差旅费用金额稳定增长，平均每年增加14.3%。差旅费用总额的增加使得财务管理的难度随之加大，引发了学校领导的高度重视。学校有关部门多次召开专门会议研究差旅费的管理问题，根据国家各部门出台的文件精神，2016-2020年间先后三次修订《南开大学国内差旅费管理办法》，进一步加强对差旅费的管理。

（三）南开大学“智慧校园”建设初具成效

2018年6月7日，国家标准化管理委员会发布了《智慧校园总体框架》标准。南开大学在信息部门及各职能部门的共同努力下，近年来在数字化校园软硬件平台的整体建设和维护方面取得了一定的成果，“智慧校园”的建设已初具成效。

二、总体计划

（一）工作目标

（1）方便师生，创新服务。为贯彻落实教育部等五部门联合印发的《关于深化高等教育领域简政放权放管结合优化服务改革的若干意见》（教政法〔2017〕7号）等有关文件精神,切实简化优化服务流程，依托“智慧校园”环境背景和“互联网+”技术开发专业化的高校差旅管理系统（以下简称差旅平台），能够将原有的差旅业务流程和财务报销流程进行充分简化，使得师生差旅费报销难的问题得到根本缓解。

（2）细化差旅管理，加强内部控制。如背景中所述，近年来差旅管理要求不断细化，对高校内部控制建设的要求也随之加大。建设专业化的差旅管理系统能提供全透明的差旅数据。高校借助大数据来支持差旅费细化管理、防范差旅支出风险，加强内部控制，规范差旅行为，减少不必要低效率的出差，遏制“乱出差”现象。

（3）减少财务人员业务工作量，提高工作效率。专业化的差旅管理系统的结算是根据双方约定的对账日进行，资金结算需在对账完成后进行。财务人员处理日常差旅报销单时减少了资金结算和票据审核工作，大幅减少了业务工作量，提高了工作效率。

（二）工作策略

（1）开发前期进行总体部署。开发差旅平台前期，单位领导高度重视，并带领相关财务工作人员、软件平台工作人员多次进行研究探讨差旅平台的总体开发部署方案，保障了后期工作的有序开展。

（2）差旅平台开发的可行性分析。财务部门在开发之初需对差旅平台的可行性进行调查研究和分析比较，并对平台建成以后师生的接受程度和使用效率进行预测。

（3）对平台服务商的资质严格把关。财务部门在选择平台服务商时应制定严格的选拔策略和标准，对其经营资质、技术能力、财务状况、管理能力、业绩、信誉进行全面的评估审查，以判定其是否具有参与项目实施和履行合同的资格及能力。

（4）与学校现行的信息系统有效整合。差旅平台的成功实施，需要借助“智慧校园”建设过程中学校现行各类信息系统，实现各相关管理系统数据的实时对接。差旅平台无需单独进行全面的数据收集整理。

（三）工作流程

“智慧校园”高校差旅管理系统一站式工作流程如图2所示。

图2 “智慧校园”高校差旅管理系统一站式工作流程

（1）出差行程线上申请。用户在差旅管理系统可以实现线上行程申请，户提交申请后即可生成唯一的申请号。差旅经费来源项目可多选，优先扣除主选项目，有额度则扣除额度，无额度则扣除余额，数据从网报接口获得。在购票下单之前会进行项目金额冻结，成功后用户可在平台服务商下单，若失败（所选项目额度或者余额不足）则返回差旅平台进行重选（单选）项目操作，重新下单。用户可为本人及本单位的其他人员申请差旅，同时也可以为编外同行人员、即非本单位人员，进行差旅申请。

（2）出差行程线上审批。差旅申请时可以选择需要审批或者无需审批。在提交行程申请单后，微信自动通知相关负责人审批。待领导审批结束后，方可跳转到平台服务商订票。待审状态的订单无法订票。

（3）预订机票和酒店。出差申请审核通过后，用户方可通过差旅平台链接进入平台服务商页面进行票务和酒店的预订，购票时可以选择自付订票或者授信订票。出差人员只能按照职称级别预订，不能超出相应的差旅标准。如果超标预订，平台会禁止预订。差旅标准的事前管控功能避免了因超出差旅标准而无法报销的问题。订票完成后，系统发送短信到用户单位的项目负责人。

（4）财务报销E系统填制报销单。出差人结束差旅行程后在财务报销E系统填制差旅报销单。差旅平台服务商提供了所有必需的数据交互接口，与高校现有财务信息管理系统无缝衔接。因此在财务报销E系统会相应增加差旅平台报销业务专用模板。出差人员在操作时可以使用在差旅平台申请的唯一的行程申请单号检索出全部差旅信息。出差人按照学校差旅费管理“包干制”的规定填写相应的差旅伙食补助、市内交通补助和部分自付的费用即可生成财务报销单，差旅平台垫付的车票和酒店费用无需填写。

（5）财务工作人员报销制单。财务人员在审核单据时只需核算差旅补助和少量自付费用是否正确即可。

（6）对账和结算。差旅对账根据双方约定的对账日进行。差旅平台服务商为高校进行车票和酒店产品的垫资授信。高校在差旅和酒店住宿发生后根据平台服务商提供的消费明细在差旅平台完成对账操作和申请开票，平台服务商统一开具电子发票并回传，高校检查电子发票确认无误后进行相应的账务操作并完成付款。

三、实施过程

（一）开发差旅平台的总体部署

南开大学财务处领导对差旅平台的开发高度重视，并作出如下部署。

（1）开发目标：为出差人员提供便捷的差旅服务、为学校经费管理提供详实的数据支持、减少财务报销人员的工作量；

（2）牵头单位：差旅平台开发由财务处信息科牵头，负责平台总体的调度和规划；

（3）协助单位：财务处审核科负责差旅平台的线上应用实施；

（4）实施步骤：差旅平台开发及实施分为线上开发、线上测试、试运行、全校推广四个阶段。

（二）开发差旅平台的可行性分析

南开大学财务处专门邀请专家学者、技术开发商、二级学院财务负责人和师生代表召开项目评审会，全面评审开发差旅平台的可行性。差旅平台开发的可行性分析结果如图3所示。

图3 差旅平台开发可能性分析示意图

（1）需求可行性分析。财务处采取多种渠道就师生对差旅平台的需求程度进行调查。调查显示出差业务较多的师生对差旅平台持支持态度，表示差旅平台上线后会积极采用差旅平台方式出行。随着差旅费支出逐年增加，高校对差旅费用细化管理的要求越来越强烈，而专业化差旅平台提供的全方位差旅数据恰好能使这一需求得到满足。

（2）背景可行性分析。差旅管理系统经过多年的资源整合，已经日趋成熟，出现了众多有竞争力的平台供应商，例如携程、艺龙、同程等。目前国内多家公司已经建立或者正在建设自有的差旅管理系统，例如华为、中兴、中国石油、国家电网等。国内部分高校也已经建立起了自身的差旅管理系统。

（3）政策可行性分析。为加强对差旅费的管理，国家各相关部门相继出台了各种规章制度。南开大学也不断根据政策变化修改相关差旅费管理办法，目前适用的《南开大学国内差旅费管理办法》（南发字〔2019〕80号）。南开大学公务出差乘坐交通工具等级如表1所示，南开大学业务出差乘坐交通工具等级如表2所示。伙食补助费按出差自然（日历）天数计算，包干使用。市内交通费按出差自然（日历）天数计算，出差人也可选择出差期间全部据实报销，不再享受市内交通费包干。对差旅费按照人员类别和经费性质进行细化管理，为差旅平台标准控制功能的实现提供了政策依据。

表1 南开大学公务出差乘坐交通工具等级表

 

级 别	对应人员				火车 （含高铁、动车、全列软席列车）	轮船 （不包括旅游船）	飞机		其他交通工具（不包括出租小汽车）
一类人员	管理岗位人员	部级	专业技术人员	院士及相当人员	火车软席（软座、软卧），高铁/动车商务座，全列软席列车一等软座	一等舱	头等舱		凭据报销
二类人员		局级		正高级职称人员	火车软席（软座、软卧），高铁/动车一等座，全列软席列车一等软座	二等舱	经济舱		凭据报销
三类人员		其余人员		其余人员	火车硬席（硬座和硬卧），高铁/动车二等座，全列软席列车二等软座	三等舱	经济舱		凭据报销

 

 

表2 南开大学业务出差乘坐交通工具等级表

 

分类	对应人员					火车 （含高铁、动车、全列软席列车）	轮船 （不包括旅游船）	飞机	其他交通工具（不包括出租小汽车）
使用竞争性经费	一类人员	院士及相当人员、部级				火车软席（软座、软卧），高铁/动车商务座，全列软席列车一等软座	一等舱	头等舱	凭据报销
	二类人员	正高级职称人员				火车软席（软座、软卧），高铁/动车一等座，全列软席列车一等软座	二等舱	公务舱	凭据报销
	三类人员	其余人员				火车硬席（硬座和硬卧），高铁/动车二等座，全列软席列车二等软座	三等舱	经济舱	凭据报销
使用非竞争性经费	一类人员	管理岗位人员	部级	专业技术人员	院士及相当人员	火车软席（软座、软卧），高铁/动车商务座，全列软席列车一等软座	一等舱	头等舱	凭据报销
	二类人员		局级		正高级职称人员	火车软席（软座、软卧），高铁/动车一等座，全列软席列车一等软座	二等舱	经济舱	凭据报销
	三类人员		其余人员		其余人员	火车硬席（硬座和硬卧），高铁/动车二等座，全列软席列车二等软座	三等舱	经济舱	凭据报销

（4）技术可行性分析。随着“智慧校园”建设的推进，南开大学已经建立并成熟使用各种现代化的管理系统，技术服务商同时能够提供差旅功能完备的平台软件，这些都为差旅平台的开发提供了技术支持。

（三）筛选差旅平台服务商

平台服务商以公开招标的方式进行选择。财务处研究制定了南开大学差旅平台服务商遴选评分表，主要从商务、资信、技术三部分对投标服务商进行打分，挑选差旅平台服务商。

（1）商务部分审察服务内容方案，满分为30分，最低为0分。

（2）资信部分审查类似业绩，每提供一项案例5分，最高得10分。

（3）技术部分审查四部分内容。①系统方案：满分为40分，最低为0分。②信息安全保障方案：最高分为5分，最低分为0分。③资金对账结算方案：满分为10分，最低为0分。④相关服务方案：满分为5分，最低为0分。

（四）差旅平台功能模块建设

财务处经与平台软件服务商多次沟通、不断完善平台功能，定制开发出南开大学专用差旅平台。平台提供两种登录方式：①PC用户登录“财务信息平台”点击“差旅服务平台”即可登录；②手机用户在南开大学微信企业号“南开微应用”模块点击“南开大学差旅服务平台”即可登录。

平台普通用户核心功能模块包括“我的行程”、“差旅管理”和“审批管理”，管理员账户还包括“系统管理”和“账单管理”模块，如图4差旅平台功能模块示意图所示。

图4 差旅平台功能模块示意图

（1）“我的行程”模块可以对用户的某一时间段的火车、飞机、酒店的行程单进行查询，对花费的金额进行汇总和导出对应票务行程单的全部信息。

（2）“差旅管理”模块主要实现出差申请、预订票务、预订酒店、行程追踪等功能。在“差旅管理”下“历史行程”中可以查看申请信息、票务信息及审批信息，保留记录。

（3）“审批管理”模块是基于系统管理“审批流程”模块的审批处理环节。在“差旅管理”中，申请行程时选择所属部门和审批流程，不同的部门对应不同的审批流程。审批流程中的审批人员按照审批流程定制的人员顺序进行审批。如有一人拒绝审批，则该订单无法完成订票，审批失败。

（4）点击“系统管理”按钮，输入二级权限密码，有对应权限的人员会获取到系统管理的权限。拥有管理权限才可以操作“系统管理”和“账单管理”模块。

“系统管理”的“组织架构”模块用于用户的部门、职位、职级的设定。“差标信息”模块用于配置出差标准细节。通过个人职位级别，决定出差费用标准。差旅标准根据职称在购票页面进行提示，如果有违规行为，可以选择软控制、硬控制。软控制：违规也可以购票，需要填写说明。硬控制：违规不许购票，必须买符合差旅规定的票。

（5）“账单管理”模块展示所有人员已完成的行程订单，管理人员可进行对账操作。账单提交后，平台服务商对比账单无误后进行开票，学校确认发票后进行结算。差旅平台对账结算流程图如图5所示。

图5 差旅平台对账结算流程图

（五）差旅平台信息导入

得益于“智慧校园”的建设和教育信息化的发展，高校现行使用的信息系统，为差旅平台的开发提供了技术支持。南开大学财务处在学校的支持下，同各部门沟通协商，由技术开发商将各系统数据集中导入差旅平台后台数据库，实现各个系统的对接并重构了业务流程，推进了信息共享且部分解决信息孤岛的问题。

（六）选择目标学院进行全过程试运行

差旅平台开发完成后，首先在财务处内进行线上测试。处内测试无误后，财务处选择了三个目标学院进行试运行。试运行期间的反馈意见汇总给平台服务商和技术开发商，保证差旅平台正式上线后正常运行。

（七）对师生进行差旅平台的使用培训

差旅平台试运行结束、正式上线后，财务处组织面向全校师生的专门培训会，编写“差旅平台使用手册”，制作培训课件和宣传折页在全校范围内分发宣传，引导鼓励师生选择使用差旅平台。

（八）实时追踪用户的反馈意见

差旅平台正式投入使用后，财务处专门设置了邮箱和微信群为师生答疑，并收集到的建议反馈给平台服务商和技术开发商，督促其履行职责，更新服务细节，提高用户体验。

四、取得成效

差旅平台自上线之初便以其简单便捷的操作以及事后报销的便利性得到了广大师生的一致好评。到目前为止，差旅平台已经运行一段时间，差旅平台取得了以下成效：

（一）简化了差旅订票和报销流程

出差人只需在差旅平台上就可以一站式解决差旅需求，协议价格确实优惠力度大。

（二）提供了全面的差旅出行数据

平台可汇总差旅数据分析，针对各类信息进行比对与查阅，为加强对差旅费的细化管理提供了依据。

（三）提高了财务报销效率

财务工作人员的感受更加直观，新的差旅报销单设计更加简洁，核算事项少，工作量得到明显减轻，工作效率也相应显著提高。

五、经验总结

（一）保证师生个人隐私信息不泄露

差旅平台的服务商掌握全校师生的出行信息和个人隐私，高校在选择平台服务商时应考虑服务商自身的数据安全防护能力和水平，确保师生个人隐私在第三方平台上的安全。

（二）推广差旅平台模式

为了推进“智慧校园”建设，在差旅平台成功实施后，可以在全校范围内推广此模式，继续搭建办公用品采购平台、试剂采购平台等。做到“信息多跑路、师生少跑路”，全面推进学校的信息化建设。

（三）加强对财务人员的培训，推进业财融合

财务部门应不断加强全员业务能力培训，充分实现业务工作与财务会计的有机融合，为高校的双一流建设和国家教育事业发展培养出合格的财务队伍。