案例作者：李金丹

案例单位：天津大学

高校会计凭证查询是高校会计档案管理工作的重要组成部分。但随着会计凭证制单量与查询次数的增加，会计凭证查询工作面临着前所未有的挑战。处在“互联网+服务”的时代背景下，我校财务处旨在全面加强财务信息化建设，优化服务流程，推进电子化、网络化的改革进度，确保做到变“师生跑腿”为“信息跑路”，全面推动“智能化”服务系统升级。因此推动以“互联网+服务”为基础的凭证影像化建设具有重大意义。

一、背景介绍

（一）我校会计凭证管理现状分析

我校是教育部直属国家重点大学，2017年入选“双一流”高校名单。近年来学校各项事业蓬勃发展，各项资金大幅增加，会计凭证的制单量与管理难度也与日俱增。

传统的调取会计凭证流程是：办事人员首先通过财务网上综合服务平台筛选出需要查询的会计凭证，其次提前向财务处会计科预约，然后到财务处等待工作人员将需要调阅的会计凭证从密集架上逐册搬至档案查询接待室查阅、扫描、打印等。查阅完毕后，档案管理人员再将会计凭证逐册放回原处。在翻阅纸质媒介的过程中，不可避免的会出现凭证原件损坏、遗漏等情况，这都需要花费大量人力物力将其恢复原貌。

（二）当前模式下会计凭证管理存在的问题

1.传统的工作方式难以满足日益增长的财务服务需求

随着财务业务种类的不断丰富，财务处提供的服务形式也变的多样化。如制单审核由传统的现场报销变为网上预约投递。信息技术的变革使得许多现场办公服务转移到网上综合服务平台。在外在拉力的驱动下，会计凭证管理自然“不甘落后”。

2.调取会计凭证的工作效率有待提高

随着学校各项支出业务的增多，会计凭证制单量和查询次数也同比增加，这无疑给会计凭证的管理带来更大的压力。据统计，我校财务处会计凭证2017年共制单220702笔，会计凭证查阅接待804人次，共20217本。传统查阅会计凭证的方式需投入的人力、物力及时间可想而知。在这些内部需求压力的推动下，会计凭证管理需要进一步提升。

3.纸质版会计凭证不利于保存

根据会计制度相关规定，会计凭证需要保存30年。在此期间，长时间的存储、频繁的查阅使会计凭证的保管面临巨大挑战。师生的每次查阅都会给会计凭证带来不同程度的损坏，即使及时补救，也难以恢复原貌。长此以往，会计凭证势必难以“独善其身”。

4.双校区运行为查阅会计凭证提出了更大的挑战

在多校区办学的背景下，财务处将会计凭证分门别类分别放置于双校区的会计档案库。整体位于其中某一校区办公的学院办事人员需要查阅的会计凭证很可能存放于另一校区，这种地理局限性为会计凭证管理带来诸多不便。

面对会计凭证的海量数据、频繁调取、异地存储，传统的管理模式显然已无法满足需求。这种情况下，实现高校会计凭证信息化管理是必然选择，而凭证影像化的应用则是信息化建设中的重要部分。

二、总体计划

（一）工作目标

随着我校财务信息化建设的不断完善，为满足师生凭证查阅需求，逐步将会计凭证由“线下”服务变成“线上”管理模式。在解决财务信息孤岛问题的同时优化会计凭证管理流程，提高工作效率，提升对外服务质量。

（二）工作策略

1.前期调研与准备

为了从源头上杜绝方向上的失误，使技术的使用与推广能够切实解决财务和师生会计凭证管理方面的问题，我校财务处专门立项，同师生、部分行政事业单位、系统开发商进行充分的调研与沟通。了解会计凭证管理领先单位和其他一流院校的管理模式和相应设施，提供可行的技术环境，结合本校个性化需求做好前期准备工作。

2.中期设计与开发

财务信息化的建设不是一蹴而就的，需要不断地建设与完善。为使师生能够快速接受系统，我们在已成熟应用的网上综合服务平台基础上拓展功能，进行需求和功能模块分析与设计，同供应商协商在通用系统上提出可行性的个性化需求。

3.后期维护与推广

系统开发到正常运行需要不断地测试与完善。因此专门开通绿色服务通道，为主动配合新系统使用的师生提供优先优质服务，及时接收系统用户在使用过程中的反馈，对存在的问题加以解决，并逐步向全校全面推广。

三、实施过程

经过充分调查与研究，我处将“互联网+”模式充分运用到财务服务中去，凭证影像化应运而生。

（一）秉承“互联网+”创新理念，强化服务意识

1.着眼于为师生服务

我校凭证影像化建设的出发点主要有两点：一是为师生提供服务，让广大师生更加方便快捷、高效规范的查询会计凭证；二是加强我处会计档案管理工作，优化会计档案管理模式，提高会计工作透明度。

我校领导高度重视财务工作中遇到的会计凭证管理瓶颈问题，多次带领相关人员去会计凭证管理工作成绩突出的单位调研，学习会计凭证管理理念，借鉴系统管理流程，了解软硬件实施情况。

2.着眼于为业务服务

我校财务处采取多项渠道与师生进行沟通，了解个性化需求。凭证影像化是为满足师生及财务审计的需求而设计的，但信息化的建设不能脱离财务业务而存在，不能脱离业务工作而谈技术，不能脱离业务实际而谈服务，这样只会增加成本、降低效率、制约发展。我们深入了解具体业务需求，进行可行性分析，设计功能模块，不断优化系统流程，为广大师生提供一个简洁、方便、人性化的操作界面。系统试运行期间，通过大量、反复测试，解决存在的问题，不断完善系统。

3.着眼于为大局服务

信息化建设需要服务于大局的发展，反过来信息化建设作为科技力量也在支撑大局的发展。近年来，我们解放思想、开拓创新，不断跟进会计政策及制度需求，逐步在为广大师生服务的宏伟蓝图上勾勒神经网络，凭证影像化作为这一神经网络的树突成为财务对外提供服务的中坚力量。

（二）以“互联网+”技术变革为驱动，推进我处信息化建设

1.创新“互联网+”模式，开发凭证影像化系统

为了缓解传统查询会计凭证模式的工作压力，适应信息化时代的发展。我校财务处经过多次调研和协商，进行结构化分析，提出系统需求，协同供应商在原有的财务网上综合服务平台基础上结合本校的具体情况因地适宜地开发出具有我校特色的凭证影像化系统。

会计凭证影像化的使用离不开广大师生的配合。师生需要将报销发票等附件按照要求规范粘贴，待入库前，会计档案管理员将符合标准的会计凭证快速扫描存档。

当师生有查询凭证需求时可登录常用的财务网上综合服务平台进行操作。为确保经费卡各类信息的安全性，师生只能在该平台查询自己权限内的各类信息。用户可以选择需要查看的项目经费卡，点击明细后界面上会显示某一时间段的消费明细。每一个消费明细右侧都有一个“凭证预览”按钮，此按钮的链接即是该会计凭证下的凭证及所有附件信息的保存地址。

用户点击“凭证预览”，系统界面会出现所有该凭证的以图片形式保存的具体信息，用户可以双击点开大图查看，也可以点击下载，会计凭证的所有图片信息会以压缩包的形式下载到本地硬盘，方便用户一键式下载打印。

凭证影像化系统不仅面向查阅会计凭证的师生提供服务，同时也与财务管理人员使用的账务系统对接。财务管理人员可以在财务系统中按照之前的方式查询会计报表，当遇到重点查看的凭证时，也不再需要记下凭单号去档案库翻阅，只需要点击“凭证扫描”按钮，该凭证的所有信息一览无余。

需要强调的是，凭证影像化系统仅是会计凭证管理中迈出的里程碑式的一步，我们正以此为起点，不断迈进，逐步完善整个会计档案管理体系。

2.立足“以人为本”，注重细节服务

凭证影像化系统的开发注重用户体验效果，在多处细节上体现服务价值。为了缓解会计凭证扫描的工作压力，事前控制会计凭证附件整体的规范性，我们特意制作了满足现有需求的票据粘贴单、差旅申请书及报销单、现场报销单，阐明具体注意事项，避免事后发现问题被动处理。再如查询会计凭证不仅仅局限于项目负责人本人进行操作，拥有负责人在查询系统授权的用户都可以进行操作，包括学生。这种授权方式能够使用户合理分配使用权限。此外，为了使会计凭证的所有电子附件信息能够对应相应凭证，避免混淆，系统还为所有影像化凭证添加含有凭证号码信息的水印，既方便师生也确保会计凭证信息来源的真实性、有效性。同时为了使用户能够更快的熟悉系统新功能，我们还面向全校财务办事人员开展了具有针对性的培训，现场操作演示，解答相关疑问。针对未能现场参加培训的办事人员，我们专门制作了内容丰富形式多样的操作指南，引导用户顺利使用系统。

3.整合软硬件资源，降低信息化建设运行成本

从需求角度出发，建立高效使用的凭证检索系统，将凭证影像化系统融入到已成熟的财务网上综合服务平台，减少系统开发成本。此外，我们通过走访各单位调研，使用了目前安全系数高、成本低的Oracle作为信息化数据库支撑。领导的工作事无巨细，连扫描仪的选取都是经过在质量、速度、效果等各方面比较得出来的结论。

4.建立事件异常处理机制，提高财务管理水平

会计凭证归档后并不是永久不变的，随时会有异常情况发生。如更换发票、添加备注信息等。我处针对这些异常情况建立有效处理机制，及时同步更新电子凭证信息。此外，为了遭遇灾难时能够保证信息系统正常运行，我们还设置了异地容灾备份机制进行实时备份，确保在突发事件中做到应用切换、业务连续、灾难恢复、数据零丢失。

（三）“互联网+”技术与团队建设相辅相成，提供优质服务

1.加强队伍建设，提高团队总体业务能力

在这个新技术革命和新产业变革的时代，“互联网+”以一种新模式、新手段和新业态的形式开始改变着我们的工作与生活。为了凭证影像化的长远发展，我们不仅在档案查询岗位增加人员配置，而且在不断提升人员整体素质的考核标准。面对信息化的新时代，仅仅拥有财务业务能力已不再满足档案查询岗位需求，我们正广泛的接纳同时拥有财务和计算机专业技能的综合型人才。财务处其他岗位的工作人员，也在不断加强业务知识学习，进行多途径培训教育，提高职业素质和管理水平，保证会计档案管理的高效化、科学化。

2.整合信息技术与人员发展，实现优势互补

在利用凭证影像化作为会计凭证查询的新途径的同时充分利用人力资源，实现信息技术与人员发展的有效整合。例如，凭证影像化的前提是工作人员对会计凭证进行有效加工整理扫描后存入系统以备查阅。会计档案管理员根据实际情况审核扫描文件的质量，而非单纯依靠教条程序来执行任务。

四、取得成效

   目前凭证影像化技术还处于试运行阶段。许多师生已经配合我们开始使用系统。与传统的会计凭证查询相比，该技术的效果显而易见。

（一）提高高校对档案的调取、查阅以及监管的工作效率

面对会计凭证的海量数据，会计凭证的频繁调取，查询会计凭证不再需要预约，查找会计凭证不再需要前来财务处。凭证影像化的上线大大减少了财务和办事人员的工作总量和工作时间，促进了会计凭证查询向随时、随地高效服务方向发展。

（二）提高会计凭证的保存质量

符合一定要求的会计凭证、附件等会计资料不仅仅以纸质形式存在，而且以电子化的形式归档、保存以及共享。这种管理形式利于档案的保存，促进会计档案数字化的管理步伐。

（三）提高会计档案提供信息的准确性，强化服务功能

凭证影像化通过为调取的资料添加凭证号水印的方式使打印的附件快速准确的锁定会计凭证。凭证影像化功能的完善推进了高校会计档案管理工作的科学化、规范化和标准化。

在实际工作中，凭证影像化技术已逐步走向成熟，我们准备2018年5月在全校全面推广。作为财务对外的信息化服务，我们也欢迎广大师生在使用过程中为我们的服务提供宝贵的意见，我们会逐步地完善系统。

五、经验总结

（一）树立良好的服务意识

从师生角度出发，将自上而下的决策性服务与自下而上的草根式服务相结合，想师生之所想，及师生之所急，切实解决师生在财务工作中遇到的问题。追求创新服务，不能等出现问题再想解决问题的办法，要主动创新，效仿市场需求模式，提供引导型服务，提高用户体验，提升服务质量。此外，在服务师生的同时一定要注重细节，精益求精。

（二）推广“互联网+”管理模式

将“互联网+”管理模式作为财务管理工作的一个通用公式，利用互联网技术同财务管理工作中的各项问题相结合。信息化时代背景下，“互联网+”模式几乎是“放之四海而皆准”的硬道理，全面推进信息化建设，提升高校财务管理水平势在必行。甚至“互联网+”模式也可以应用到高校的其他建设，如办公环境、图书馆管理等。

（三）开启会计档案管理新篇章

目前会计凭证影像化主要以凭证影像的形式存储，凭借互联网媒介共享数据信息。高校可以以此为起点，拓宽电子档案管理业务需求，对接电子票据系统，优化实施路径，使高校财务信息化管理水平百尺竿头，更进一步。

（四）加强团队建设

团队建设是我们一项长期而艰巨的任务。面对财务管理规模的扩大，新鲜血液的不断注入，致力于打造一流的工作团队，才能为建设一流大学保驾护航。为了深入开展“互联网+”行动，财务部门不仅需要优秀的财务人员，也要向有计算机技术背景的青年人士抛出橄榄枝，同时通过各种途径整体提升财务管理团队的信息化管理水平。

总之，以“互联网+服务”的模式在凭证影像化上的应用为契机，从点到面，织线成网，逐步加快财务信息化建设的步伐，提升服务新高度，为广大师生提供更为人性化的优质服务。