优秀会计案例系列宣传之八:第六届东亚运动会管理会计案例

2017-08-21 16:45:56

申报单位:天津市教育委员会财务与资产管理中心

主持人:李发昇

推荐级别:入围本市

【摘要】

第六届东亚运动会,是天津市首次承办的大型综合性国际赛事,没有现成的经验可循。参赛国家或地区来自东亚区域,东亚区域的国际环境比较特殊,赛事组织政治性较强。综合性赛事筹备机构是临时机构,人员来自不同单位,相关支出涉及门类较多,科学管控好各项支出,将有限资金取得最大绩效,困难多,要求较高。不少赞助商也是供货商,理清与赞助商的关系,确保廉洁办赛不出事,各方给予关注,科学决策难度较大。组委会通过完善制度,全方位、全过程、全员参与,推行全面预算管理,实行分级负责,人人负责,交叉监督,实时监督,赛会资金支出合理、高效,得到了广泛认可,为相关赛事组织树立了典范。

一、背景介绍

第六届东亚运动会,于2013年10月6日至15日在天津举行,共有9个国家或地区派代表团参加了赛会。赛会共设24个比赛项目,23个比赛场馆,参赛运动员2422名,裁判员1228人,组织人员、志愿者、来宾共计一万余人。第六届东亚运动会,是天津市首次承办的综合性国际赛事,是对天津市赛事组织筹备工作的一次检验。本届东亚运动会成立了组委会,负责组织筹备工作,组委会是一个临时机构,人员来自天津市、国家体育总局及其他省市。举办经费来自天津市财政拨款及社会赞助。经费少,组织要求质量高,有限的资金如何发挥出最大绩效,是赛事筹备工作遇到的难题。实行全面预算管理,精打细算,把有限的资金用在刀刃上,避免浪费,保证资金使用干净不出差错,达到预期效果,是对组织筹备工作的客观要求。

二、总体计划

赛会秉持热烈、节俭、平安的理念,以人为中心,激发组织筹备人员,人人参与预算,人人遵循预算,实行全方位,全过程,全面预算管理。坚持以预算、审核、采购为抓手,做好预测、决策、预警、调控、出清、评价、报告七个环节的工作。坚持整体预算与部门预算、先期预算与即时预算,多措并举,多管齐下。坚持“三重一大”制度,重大收支实行集体决策。坚持及时准确做好中期评估,及时调控预算,及时反馈支出情况及调研建议。坚持齐抓共管,能不花的钱坚决不花,能少花的钱一定少花,使节俭办赛的理念深入人心。坚持把绩效视作标尺确定支出,资金支出全过程受到审计实时监督,确保赛会以较少的支出取得最佳的效果,经得起后人检验。在赛事组织过程中,财务不仅是赛事的服务者,也是赛事的组织者,通过主动参与,穿针引线,助力推力,发挥积极作用,较好地实现财务工作与赛事组织工作融合。

三、实施过程

第六届东亚运动会属区域性综合性国际赛事,为承办好这样一届国际赛事,成立了组委会,进行了长达四年筹备。组委会主任由国家体育总局、天津市政府主要领导担任,组委会下设执行局,专门负责组织筹备工作。执行局设22个办事机构,工作人员来自国家体育总局和天津市富有组织赛会经验的一批有识之士。执行局是会计主体,财务部负责执行局财务和物资管理工作。赛会的资金是有限的、组织效果要求是无限的,筹备目标就是凝心聚力,将组织筹备人员的有效劳动调控到最大。赛事筹备是为了保证比赛顺利进行,衡量标的是筹备人员劳动和智慧的付出,财务充分发挥管理会计优势,以组织筹备者的有效劳动为对象,对赛会筹备实行全面预算管理。通过全面预算管理,优化资金物资配置,调动每个人的积极性,把筹备人员的智慧发挥至极致。

大型体育赛事筹备不同于常规性工作,每项赛会都有每项赛会的特点和要求,参与赛事筹备的人员,缺少成熟的经验借鉴,加之赛事筹备政治性强,事事是新事,事事是急事,事事是难事,随时遇到突发情况,全面预算管理环境较之其他项目有更多不确定因素。为克服大型体育赛事筹备工作全面预算管理中的困难,组织者尤其是财务人员与时间赛跑,融于赛事组织当中,了解赛事组织的所有细节,做到赛事组织和财务有机融合,提升了预判和应变力,通过熟练运用零基预算、固定预算、滚动预算、弹性预算、概率预算及事前、事中、时后全过程实行预算控制,随时平抑不确定性,确保支出科学有序。

全面预算管理基本框架:1、预算控制组织系统。为了确保预算的合理性、权威性及赛事整体目标和分项目标的协调统一,执行局建立预算组织系统,系统由执行局主管领导担任领导,财务部牵头,各部门负责同志参加。系统组成人员熟悉各项目的工作及目标,对资金及实物配置心中有数,有利于预算制定,方便期中预算调整,便于做到预算执行责任到人,便于执行局和各部门及各部门之间的业务关系通过预算控制进行协调。2、预算形成制度。财务部负责整体预算,各部门负责部门预算,整体预算根据部门预算权衡匹配形成。具体经过 “三上三下”过程,首先各部门编制初步预算,经分管领导批准后报财务部,财务部根据收入预算情况,对部门预算进行审核,根据整体平衡情况调整部门预算并下达预算指标,部门调整预算后再报财务部,财务部对部门预算再平衡调整后,形成整体预算,执行局办公会批准预算,报财政部门批准。财政批准后的部门指标再下达各部门,各部门根据预算指标调整本部门预算,最终形成部门预算。赛事预算属中长期预算,随着赛事组织进行,不确定性增加,整体预算需要进行中期调整,预算中期调整需经局长办公会讨论批准。各部门在根据预算实际支出时,与批复后的预算形成偏差,支出项目实际支出时还要进行二次更加详细的预算。预算审批遵循不相容职务相分离和授权批准控制的原则,预算编制坚持实事求是、科学合理及谁花钱谁编制预算、谁控制谁负责的原则。3、预算编制内容。赛事预算编制包括收入预算和支出预算。收入预算由于涉及社会赞助,存在不确定性,需要识别出带有水分的赞助以及不能完全到位的赞助。支出预算涉及的门类较多,包括(1)组委会办公、印刷、接待、会议及补助支出;(2)住宿、餐饮及车辆费用;(3)承办赛事经费;(4)制服费;(5)志愿服务经费;(6)安保经费;(7)医疗服务及兴奋剂检测;(8)信息技术与通讯;(9)宣传及媒体服务费;(10)场馆运行保障费;(11)市场开发;(12)体育展示和景观制作费;(13)注册制证费;(14)倒计时、迎庆活动等费用;(15)开闭幕式活动经费;(16)机动费等十六个方面。制定支出预算的难点在于与赞助关联支出的确定及其他支出的不可预见性。

第六届东亚运动会社会赞助关联支出形成了实物期权,财务运用实物期权原理较好解决了赞助与支出的关系。体育器材赞助商的赞助是和销售捆绑在一起的,赞助商缴纳一定的赞助费(期权费)获得供货的权利,由于体育器材具有垄断性和信息不对称性,使得组委会在定价中处在了被动位置,难以摸清器材的真实价格,可能枉费赞助授权的权利和付出比市场还要高的价格,解决的办法是请权威部门核价,不过核价内容赞助商认为是低估的,而赞助商报价组委会认为是虚高的,解决问题的关键是找到平衡点。

解决办法用实例说明:如某器材供应商报价为1298.98万元,承诺赞助100万元现金和赞助物资合同价360万元,组委会授权的核价部门××公司核定器材价格为760万元,差别很大,双方争执不下,(实物赞助中有1/4含在另一份采购中)政采预算价应该不高于多少才合适?

设合同成交价为X,则合同成交价中认定资产占比为,比例越高合同成交价越低、越实,是组委会乐意看到的;实物赞助部分中加在合同成交价中的部分占比为,比例越高合同成交价越高,偏离确认价值越大,赞助商乐此不疲。由于两者背向,需要找到双方都能接受的合同成交价?双方所能接受的是实物赞助部分的确认价占比与整体合同成交价中的确认价占比一样,通过图形可以看到这个比例就是两条线的交点。

图1

相交点的函数表达式为:

 

 

 

 

 

计算得到=1055万元,比赞助商报价低244万元,以这样的定价签协议,组委会压实了支出,节约了经费,重要的是在科学面前赞助商选择了敬畏,为艰苦谈判画上了句号。

四、预算执行效果

(一)经费收入

1.收入情况

(1)财政补助收入100000000.00元

(2)上级补助收入11499264.95元。其中2008年奥运会尾款9902264.95元,财政专项补助1597000.00元。

(3)赞助收入151979065.97元。其中现金收入92013586.97元,实物收入59965479.00元(含服务赞助收入8.00元)。

(4)代表团缴费收入8920503.59元。

(5)门票收入1133280.00元。

(6)特许权费收入446261.53元,其中现金380809.53元。

(7)其他收入302628.08元。其中利息收入257628.08元。

2.收入构成情况

图2

经费收入中市场开发和企业赞助收入占55.4%,成为主要收入来源,彰显依靠市场资源,节约财政资金的办赛理念。财政补助收入占36.5%,市场开发和企业赞助收入和财政补助收入占全部收入91.9%。

3.收入决算与预算情况比较

表1

                                                        

收入决算数较预算数减少幅度较大。原因:一是赛会提倡节俭办赛,压缩比赛项目和时间,器材能借不租,能租不买,办赛资金有较大幅度节省;二是企业调结构、稳增长,赞助力度有所降低;三是赛会强调惠及百姓,门票以赠票为主,门票收入减少。

(二)经费支出

1.支出情况

第六届东亚运动会筹备过程中,组委会执行局科学编制支出预算,经费支出严格执行预算,严格审批程序,严格履行标准,各项支出如下:

    (1)组委会办公、印刷、接待、会议及补助支出28266559.30元

    (2)住宿、餐饮及车辆费用49497145.98元

    (3)承办赛事经费38483517.64元

(4)制服费22138591.00元

(5)志愿服务经费3283379.50元

(6)安保经费10800000.00元

(7)医疗服务及兴奋剂检测3073081.69元

(8)信息技术与通讯21431843.10元

(9)宣传及媒体服务费20994395.47元

(10)场馆运行保障费30771352.40元

(11)市场开发9809996.48元

(12)体育展示和景观制作费6011744.22元

(13)注册经费1935223.50元

(14)倒计时、迎庆活动等费用942293.57元

(15)开闭幕式活动经费20811493.00元

(16)机动费6027489.34元

2.支出构成情况

图3

经费支出集中在接待住宿、竞赛组织、场馆运行、组委会运转等方面,分别占18.0%、14.0%、11.2%、10.3%,体现东道主搭台,保障运动员比赛的特点。

3.实际支出与预算支出比较

表2

                                                         

安保经费增长66.2%,场馆运行经费增长31%,增幅较大,其他项目在预算范围之内。

4.支出变动说明

住宿接待、竞赛及器材、信息化建设、开闭幕式等大幅度减少,分别节俭27%、38%、30%、48%,体现节俭办赛的效果;安保、场馆运行等项目有一定程度增加,分别增加66.2%、31%,新闻宣传支出给予了充分保障,体现对平安办赛、文明办赛的重视程度。

5.节俭经费成效

图4

东亚运动会预算支出为34890万元,实际支出27427.8万元,节俭经费7462.2万元,占预算支出的21.4%。节俭资金显著的项目有,接待住宿节约1804万元,竞赛节约2404万元,开闭幕式节约1926万元,志愿服务、医疗卫生和兴奋剂检测、证件制作等也都有较大幅度节省。

五、经验总结

第六届东亚运动会实行全面预算管理,预算是手段,绩效是目的,通过推行全面预算管理,实现了预期目标,获得了不少有益的经验:

(一)  制度完备化

全面预算管理需要健全的制度作保障,第六届东亚运动会组委会执行局建立了《财务管理制度》、《财务支出细则》、《物资管理办法》、《工作人员补助发放标准》等六个制度性文件,对支出标准,审批程序,采购方式,补助发放等进行了约束,从筹备、比赛到善后,财务支出秩序井然,没有出现纰漏。各项规章制度在东亚运动会中发挥了十分重要的作用,通过完善制度,各种复杂支出得以理顺。本届东亚运动会财务工作做到了三严:严格预算、严格审核、严格签批程序;三核:核量、核价、核规程;三审:事前审计、事中审计、事后审计。事前审计,是赛事财务工作的一大鲜明特点。

(二)预算精细化

第六届东亚运动会经费实行全面预算管理,经费从来源到支出,都有预算方案,通过预算、核量、核价,使得支出更加合理,不该花的钱坚决不花,价格虚高的坚决压实,办赛资金大幅度压缩。核量、核价是第六届东亚运动会经费节约的有力抓手。财务工作主动与赛事组织工作融合,融入赛事组织工作是全面预算管理成功的关键。

(三)办赛简约化

第六届东亚运动会始终秉持节俭办赛事的原则,可以不设的项目坚决不设,可以缩减的项目坚决缩减,如有些比赛项目,参赛队或参赛人数不足的坚决取消,酒店功能房按底限配置,竞赛器材、临时设施等能借不租、能租不买,开闭幕式安排在小型场馆,精炼节目,压缩演出时间等。办赛期间人人节约、事事节约、时时节约,节俭办赛理念深入人心,严密的组织体系保障了简约办赛的实施。

(四)采购规范化

物资采购是赛会财务的重要内容,对容易出现腐败的采购环节,赛会设置三道关卡,一是组委会执行局聘请市政府采购办公室确定的核价公司进行核价;二是成立采购核价小组,财务部、监察审计部、法律事务部及相关部门全程参与,确保采购价格低于市场价,采购价格最后报请执行局会议批准;三是政采中心组织专家进一步压价,确保采购项目合理、质量符合要求,价格更加低廉。赛会所有物资和服务项目采购均实施政府采购。

(五)决策公开化

赛会落实财会工作“三重一大”要求,重要事件决策,重大项目支出,主要岗位人员的聘用一律经过执行局局长办公会研究决定,通过完善、民主、透明的决策程序,有效避免决策失误,节约办赛经费,提高经费绩效。

(六)监督同步化

监察审计部门全程参与采购工作,现场监督。财务支出由监察审计部门实时跟踪,同步审计。本届运动会经费预算分配给业务部门,归口管理,部门之间实行交叉监督。财务部账务管理系统为财政等相关部门预留终端,这些部门可以随时登陆,监督收支内容。本届运动会财务工作开门纳谏,接受社会监督,承诺采纳社会各方面的建设性意见。

(七)绩效最大化

日常开支,精打细算;大宗采购,科学论证;物资器材既保证赛事使用,也保证赛后获得充分使用,提高物资器材的使用绩效。第六届东亚运动会结束后第一时间,组委会执行局相关部门将物资器材分配至体育局各运动场馆,赛事承办高等院校、区县,提高器材绩效,最大限度地发挥其赛后效用。

第六届东亚运动会全面预算管理的目的,是为办一届热烈、节俭、平安的赛会,增加和维护组织者的有效劳动,提高绩效。财务在预测、决策、预警、调控、出清、评价、报告各个方面,在发挥信号作用的同时,转化角色,深度介入,提示、激励、优化参与者的工作,使之精准发力,保证了赛会战略决策的实现。全面预算管理的优点在于它的导向性、整体性、可持续性和刚性,缺点是预算调整可能会不及时,束缚部分参与者的热情。对于它的完善还需要不断地问计于实践,通过实践找到过硬的理论和方法,通过实践创造、发现和获得更加有效的促内生动力的手段。